ارزيابي عملكرد حج گذشته و انجام اصلاحات درآن و روزآمد كردن ساختار و روشهاي كار، خواه و ناخواه به جست وجوي راهكارهاي جديد و در نتيجه تنظيم و تدوين برنامه هاي اجرايي كارآمد و زمان بندي شده براي حج بعدي مي انجامد. تقويم زماني عمليات اجرايي حج كه ظرف يكسال بايد به صحنه درآيد، با نگاه به تجارب قبلي و با درنظر گرفتن نيازهاي جديد، تهيه گرديده و به بخش هاي ذيربط سازمان در ايران وعربستان ابلاغ و به مورد اجرا گذشته مي شود. طبيعي است با دردست داشتن چنين برنامه منظمي و باكنترل نوبه اي ومرتب آن، وضعيت هر مقطع را مي توان نسبت به برنامه ازنظر زماني و ميزان پيشرفت كمي و كيفي سنجيد وعملكرد هر بخش را كنترل نمود.
اهم نكات مندرج در برنامه تنظيمي از پايان حج۷۹ تا آغاز حج۸۰ به قرار ذيل است:
۱ـ جمع بندي گزارشها ونقطه نظرات حج۷۹ و تشكيل جلسات كارشناسي ارزيابي عملكرد سال قبل و نتيجه گيري از آنها.
۲ـ تعيين كميته اي تخصصي براي بررسي علمي امور اجرايي حج و رسيدن به روشهاي مناسب در هر موضوع.
۳ـ تعيين مقدار ويزاي زائر، سهميه و عوامل حج سال۸۰ و اعلام آمار و ظرفيت و تعداد كاروانهاي مدينه قبل و بعد، به استانها.
۴ـ ضوابط انتخاب مدير، پزشك و عوامل كاروانها و ابلاغ وظايف آنها.
۵ـ تهيه و تنظيم فرمهاي بودجه براي اجراي حج و برآورد هزينه هاي خروجي، بليت، بيمه و ساير هزينه ها وعوارض.
۶ـ تعيين و ابلاغ سهيمه چهار ارگان سهميه گيرنده.
۷ـ تأمين گذرنامه هاي حج ومذاكره با نيروي انتظامي و نظام وظيفه و رياست جمهوري در اين خصوص.
۸ـ تدوين دستورالعمل معاينات و تهيه ليست داروهاي مورد نياز و خريد ارسال دارو.
۹ـ تنظيم جدول غذايي و مسائل بهداشتي با همفكري صاحبنظران امر حج ومتخصصين بهداشت.
۱۰ـ چاپ كارت شناسايي مدير وخدمه.
۱۱ـ تعيين ملزومات انفرادي همراه زائر مثل نوع لباس، پتو، وسايل شخصي كارت شناسايي و غيره.
۱۲ـ صدور اطلاعيه در مورد ميزان و نرخ و چگونگي دريافت ارز همراه زائر پس از مذاكره با بانك مركزي و بانك ملي.
۱۳ـ اخذ مجوز براي كتب ادعيه همراه زائر از عربستان.
۱۴ـ مذاكره و امضاي صورتجلسه بين رئيس سازمان حج و زيارت با وزير حج عربستان.
۱۵ـ مذاكره و تفاهم با مؤسسات سعودي نظير سنديكاي اتومبيل داران، مؤسسه مطوفين، ادلاء، مكتب و كلاء و غيره و عقد قرارداد با هر يك وتعيين چگونگي تسويه حساب با مكتب وكلاء.
۱۶ـ مذاكره وعقد قرارداد بيمه عمر وحوادث و بار حجاج.
۱۷ـ دستورالعمل معرفي خدمه و مصاحبه عوامل آنها.
۱۸ـ بخشنامه در مورد اندازه و تعداد ساك استاندارد و ذكر مقررات گمرك و هواپيمايي.
۱۹ـ اجازه منازل مورد نياز حجاج در مكه مكرمه ومدينه منوره و تخصيص آنها به كاروانها وتوزيع اسناد آن بين كاروانها و توجيه وظايف مديران درباره نحوه پيگيري جهت رفع نقايص منازل و اجراي تعهدات مالك.
۲۰ـ تشكيل و اعزام اعضاي كميسيون خريد جهت اقلام تداركاتي طبق ليست سازمان.
۲۱ـ تهيه اقلامي كه بايد سازمان در ايران خريداري و به عربستان ارسال كند.
۲۲ـ تهيه دفترچه ارزشيابي كاروانها و طراحي فرمها و برنامه كامپيوتري آن.
۲۳ـ رسيدگي به عملكرد مالي و تداركاتي كاروانهاي سال قبل.
۲۴ـ مذاكره بامسؤولان نيروي انتظامي و نظامي و وظيفه عمومي در ارتباط باخروج از كشور.
۲۵ـ برگزاري سمينار توجيهي و آموزشي و بازآموزي مديران كاروانها.
۲۶ـ انجام مقدمات راه اندازي ستادهاي حج با معرفي رؤسا و مسؤولان ستادهاي مركزي و منطقه اي مكه و مدينه و تنظيم آيين نامه وتشكيلات و ضوابط انتخاب اعضاي آنها و آموزش افراد اعزامي.
۲۷ـ تنظيم و ابلاغ آيين نامه نحوه جذب ميهمانان خارج از كشور و تعيين كارگزاران مربوطه در بخش غيردولتي.
۲۸ـ چاپ فرمهاي ارزيابي عملكرد كاروانها وستادها.
۲۹ـ عقد قرارداد حمل ونقل هوايي با هما وهواپيمايي سعودي و تنظيم جدل پروازي حج.
30ـ هماهنگي با سازمان هواپيمايي كشوري در مورد امكانات و تسهيلاتي كه به حجاج تعلق مي گيرد.
۳۱ـ پشتيباني كليه امور مربوط به هفته حج با هماهنگي بعثه مقام معظم رهبري.
۳۲ـ پشتيباني كليه امور مربوط به هفته حج و كنگره و نمايشگاه.
۳۳- هماهنگي جهت جلوگيري ازخروج اقلام ممنوعه و موادمخدر با گمرك و نيروي انتظامي.
۳۴ـ پيگيري امور مربوط به آموزش حجاج و كارگزاران با هماهنگي بعثه مقام معظم رهبري و تشكيل جلسه عمومي آموزش متمركز.
۳۵ـ تعيين اولويتهاي اعزام وتعيين دستورالعمل هاي ثبت نام ـ نقل و انتقال و جابه جايي اسناد و انصراف از تشرف.
۳۶ـ تعيين و تفكيك نرخ سفر كاروانها براساس نوع مسكن، ايستگاه پروازي، ظرفيت كاروان و ساير شاخص ها.
۳۷ـ اعلم اسامي و مشخصات مديران كاروانهاي حج ۸۱ در رسانه هاي گروهي.
۳۸ـ تعيين ميزان حق الزحمه مديران وعوامل حج تمتع سال۸۰
۳۹ـ ارائه برنامه رايانه اي جهت ثبت اطلاعات ثبت نام در سيستم مديران كاروان و سپس جمع آوري اطلاعات در رايانه مركزي.
۴۰ـ ارائه گذرنامه اي صادره براي دريافت ويزا از سفارت وانجام كليه هماهنگي ها با سفارت عربستان در تهران.
۴۱ـ هماهنگي با سعوديها در مورد محل استقرار ونحوه گرفتن امكانات لازم در مشاعر مقدسه مني و عرفات و تعيين نمايندگان كاروانها در امور مني و عرفات.
۴۲ـ تهيه گزارش و فيلم توجيهي درمورد قرباني در حج براي زائران و مديران كاروان وتنظيم فرم مربوط به ذابحين كاروانها.
۴۳ـ تعيين روش تغذيه حجاج در فرودگاه جده وهمچنين تغذيه بين راهي و عقد قراردادهاي مربوطه.
۴۴ـ اطلاع رساني به حجاج و آگاه سازي در مورد شرايط سفر حج در جرايد خصوصاً تنظيم و پيگيري چاپ سلسله مقالات اجرايي حج.۱۳۸۰
۴۵ـ اعلان آخرين وضعيت آماري تعداد حجاج به تفكيك كاروانها ـ شهرستان ـ استان و بالاخره در سطح كل كشور.
۴۶ـ تشكيل نشست هاي متعدد با حضور مديران دفاتر حج و زيارت استانها.
۴۷ـ برگزاري گردهمايي مديران كاروانهاي حج سال.۸۰
۴۸ـ برنامه ريزي و اعزام خدمه پيش پرواز و نيروهاي ستادي و پزشكي.
۴۹ـ توجيه مسائل و شرايط مربوط به آشپزي در كاروانها و اخذ تعهدنامه از آشپزان اعزامي.
۵۰ـ اخذ آزمون از مديران اعزامي در مورد دستورالعملهاي جاري.
۵۱ـ تهيه مجموعه فيلمهاي راجع به سفر حج و مسائل مرتبط با آن با مشاركت صدا و سيما.
۵۲ـ صدور اطلاعيه اي حاوي هشدار به مردم در مورد خريد و فروش اسناد حج توسط افراد و مؤسسات غيرمجاز.
روابط عمومي سازمان حج و زيارت