تخصص؛ داشتن تحصيلات در زمينه حقوق، اقتصاد وروابط بين الملل، آشنايي با شخصيتها و گروههاي نفوذ، شناخت ساختار كشور ميزبان و به ويژه آشنايي با زبان محلي ، وارد بودن به آداب اجتماعي ، داشتن ظاهر پسنديده با احترام به فرهنگ كشور ميزبان و آشنايي با سازمانهاي بين المللي و منطقه اي بديهي ترين ويژگيهاي يك ديپلمات است تا از رهگذر آن منافع كشورش را در كشور ميزبان تأمين كند.
در صورتي كه سياستهاي كشوري در كشور ديگر با شكست مواجه شود تقريباً هميشه اولين عامل اين شكست ديپلماتها تلقي مي شوند و مي توان نتيجه گرفت كه ديپلماتهاي مربوطه عملكرد مناسبي نداشته اند و در نتيجه تصميم گيرندگان از كانال ارتباطيشان در كشور ديگر اطلاعات مناسبي دريافت نكرده اند. عملكرد نامناسب ديپلماتها حتي مي تواند فضاي غيردوستانه بر روابط دوكشور حاكم كند. با اين وجود شنيده ها حاكي از آن است كه حتي برخي از ديپلماتها به زبان محلي كشور ميزبان هم وارد نيستند. سفارتخانه هايي كه كاركنان آن به زبان محل مأموريت آشنا نيستند، غالباً به كارمندان محلي متوسل مي شوند. كارمندان محلي ايرانياني هستند كه همسرشان را از كشور ميزبان برگزيده اند ودر آن كشور ساكن شده اند. ولي گفته مي شود كه برخي از سفرا از همين كارمندان محلي هم استفاده نمي كنند. بلكه نزديكان خود را به عنوان كارمند محلي همراه مي برند!
دكتر داودهرميداس باوند كارشناس مسائل بين الملل كه مدتي هم به عنوان ديپلمات در سازمان ملل فعاليت كرده مي گويد: «برخي فكر مي كنند با يك سري آگاهيهاي كلي مي توانند از پس كار ديپلماسي برآيند. اما وقتي بحران پيش مي آيد كشور با نابساماني در سياست خارجي رو به رو مي شود چون ديپلماتها فرصتها را تشخيص نداده، در صحنه حضور ندارند ويا اگر حضور دارند توان احقاق حق را ندارند و نمي دانند چطور از فرصتها استفاده كنند و چگونه كشورشان را راهنمايي كنند. و نمي توانند، انگيزه قدرتهايي را كه پشت قطعنامه اي هستند به نحو مطلوبي تجزيه وتحليل كنند. دستگاه ديپلماسي به ديپلماتهاي آگاهي كه از دانش و تجربه كافي برخوردارند نياز دارد نه به طبيب ومهندس. البته ديپلماتها هم بايد براي ايجاد ارتباط با وزارت امور خارجه و مقامات كشور ميزبان آزادي عمل داشته باشند. در صورتي كه فعاليت آنها با محدوديت اجباري مواجه شود به ناچار فعاليت آنها به خواندن و ترجمه روزنامه ها منحصر مي شود و نمي توانند كار مؤثري انجام دهند».
اين حرف به معناي آن است كه وزارت امور خارجه نبايد به كسي كه از احراز ويژگيهاي لازم در او مطمئن نيست اجازه دهد به عنوان سفير و ديپلمات روانه كشور ديگري شود. دكتر جلال دهقاني فيروزآبادي استاد دانشگاه درباره ويژگيهاي لازم براي ديپلماتها مي گويد: «اولين ويژگي يك ديپلمات ضريب هوشي بالاي اوست و به دنبال آن لازم است ديپلمات فردي اجتماعي، پرانرژي، فعال، خوش بيان ومبادي آداب باشد و ظاهر مناسبي داشته باشد. برخورداري از برخي از ويژگيهاي اكتسابي يعني تحصيلات مرتبط با رشته هاي مربوط به سياست خارجي و پشتوانه آموزشي قوي و تجربه كاري و شم سياسي بالا از ويژگيهاي ضروري يك ديپلمات است. از نظر حرفه اي هم لازم است نماينده ايران درك صحيحي از اهداف و منافع ملي كشورش داشته باشد، از قدرت و مهارت تبيين خواسته هاي خود و كشورش و اقناع ديگران برخوردار باشد، به متن مذاكرات احاطه كامل داشته باشد ومذاكره كننده توانايي هم باشد. قدرت سازگاري بين اهداف متضاد از شرايط يك ديپلمات است و اساساً تعريف ديپلماسي هم كارگرداني منافع متضاد است. ديپلمات همچنين به درك گفتمان حاكم بر روابط بين الملل و درك صحيحي از قدرت ملي كشورش و قدرت ديگران نيز نياز دارد و قدرت تحليل و توانايي مديريت بحران از شرايط اوست. با گسترش فن آوري اطلاعات ، لازم است ديپلمات ارتباط ويژه اي هم با افكار عمومي محل مأموريتش ايجاد كند ودر عين حال قدرت گزينش و دروازه باني اطلاعات راداشته باشد».
در فقدان چنين ويژگيهايي نمايندگان سياسي ما در خارج نمي توانند منافع ملي مان را به خوبي تأمين كنند. برخي از سفرا در مذاكرات با طرف خارجي در مي مانند چون تنها به مطالعه پرونده مختصري راجع به آن كشور بسنده كرده اند وبا شخصيتها و سيستم حكومتي آن كشور آشنايي ندارند. برخي از سفرا پس از گذراندن سلسله مراتب لازم به اين مقام نمي رسند والبته اين موضوع در مورد رؤسا و معاونان وزارتخانه هم صادق است. با تغيير هر دولت و حتي وزير اين چهره ها تغيير مي كنند. از طرفي هم ادعا مي شود كه برخي از كاركنان وزارت امور خارجه از دستگاههاي ديگر به اين وزارتخانه منتقل شده اند و در توان حرفه اي آنها ابهاماتي وجود دارد.مدتي است كه آزمونها ومصاحبه هايي برگزار مي شود ولي همچنان عقيده بر اين است كه در مواردي افراد غيرحرفه اي و گاهي جوانان فاقد تجربه لازم به عنوان نماينده سياسي روانه كشورهاي ديگر مي شوند. دكتر باوند دراين زمينه مي گويد: «در برخي از كشورها افراد مدت كوتاهي پس از ورود به عرصه سياست خارجي پستهاي حساس را مي گيرند ودر مقابل در برخي ديگر از كشورها سلسله مراتب احراز مقامها مبتني بر آگاهي و دانش و تجربه است.در برخي كشورها به دليل جنبه هاي ارزشي افراد به محض خروج از دانشگاهها بهترين پستها را مي گيرند ودر برخي ديگر تجارب قرنها به آنها نشان داده كه بايد تقسيم كار انجام دهند. در اين كشورها افراد فاقد تجربه يا تحصيلات لازم به كار ديپلماسي گمارده نمي شوند و هيچ گاه تعهد صرف جانشين تخصص نمي شود. شيوه صحيح انتخاب ديپلماتها هم اين است كه به شرط داشتن تحصيلات لازم افراد تست شوند والبته فرصتهاي يكسان براي همه ايجاد شود تا شايسته ترها بتوانند خودشان را نشان بدهند و مسؤوليتهاي خطيرتري را به عهده بگيرند. اين نظام سلسله مراتبي لازم است تا رياست اداره و مديركلي ادامه يابد. با اين شرايط در كشورهايي كه نظام حزبي در آن برقرار است مقامات بالا ممكن است از حزب پيروز باشند ولي از رده هاي مديركلي به پايين افراد كمتر دستخوش تجديدنظر قرار مي گيرند.اين در حالي است كه در كشورهايي كه سيستم حزبي حاكم نيست نظم و نسقي هم در كار نيست و همه چيز بر اساس روابط شكل مي گيرد و پستها براي نورچشمي هاست و به خاطر همين پستها در برخي از كشورها سفارتخانه هاي غيرضروري وجود دارد».
با وجود تمام اين مشكلات يك موضوع ديگر هم تاكنون ناديده گرفته شده و آن هم اين است كه حداقل مدت مأموريت براي سفرا سه سال تعيين شده. در حالي كه تا پيش از انقلاب رويه مناسب تري در مورد مأموريتها حاكم بود و آن اينكه نماينده سياسي پس از گذراندن چهارسال مأموريت در خارج از كشور بايد دو سال را درايران مي گذراند تا طولاني شدن مدت زمان مأموريت در خارج ديپلمات را تحت تأثير سياستهاي كشور ميزبان قرار ندهد. باوجود اين قشقاوي سفير سابق ايران در قزاقستان اعتقاد دارد كه ديپلماتهاي ما به جز آنها كه از سوي جناحها تحميل مي شوند داراي تواناييهاي زيادي هستند. وي مي گويد: «ممكن است اوايل انقلاب عناصر غيرمتخصصي وارد وزارت امورخارجه شده باشند ولي كاركنان اين وزارتخانه از بالاترين سطح علمي برخوردارند. حداقل يك زبان مي دانند وتجربه كاري دارند. آموزش مستمر مي بينند و ارتقاي رتبه بدون آزمون ممكن نيست. ديپلمات ما مقابل مجموعه اي از ديپلماتهاي اروپايي حرفش را به كرسي مي نشاند. يك نماينده ساده جمهوري اسلامي به خاطر استعداد، بالندگي و پويايي ميان ۱۰۰ كشور حرفش را به كرسي مي نشاند وبارها اين موضوع در اجلاس مختلف نظير ژوهانسبورگ ، دوربان، اكو و... به اثبات رسيده. اساتيدي از ديپلماتها به شدت انتقاد مي كنند ولي در پاسخ به آنها بايد گفت كه عموم ديپلماتهاي ما شاگردان خود آنها بودند. از طرفي هم دنيا در مورد طالبان، رژيم عراق، گفت وگوي تمدنها و... تازه به حرفهاي ما رسيده واين نشان مي دهد ديپلماسي ما خيلي هم خوب بوده وديپلماتهاي ما شعور و فهم سياسي بالايي داشته اند».