اشاره:
نقش اسناد ومدارك در تبيين زواياى مبهم و غير مكشوف حيات اجتماعى يك ملت دربرهه هاى مختلف و مهم تاريخى به عنوان دستمايه هاى بكر واصيل عرصه هاى تحقيق و پژوهش در زمينه هاى تاريخى ، فرهنگى و جامعه شناسى
بر هيچ كس پوشيده نيست. ميزان اعتبار هر فعاليت پژوهشى، بستگى تام و تمام
به مستند بودن، صحت واعتبار مواد تحقيق دارد.
نقش اسناد و مدارك دربازشناسى وتنوير انديشه بخش هاى مختلف اجتماع به ويژه آن نسلى كه امكان لمس ودرك فرهنگ و شرايط ويژه آن دوران را نداشته اند، از چنان اهميت روز افزونى برخوردار است كه امروز بخش عمده اى ازتلاش وهمت
مراكز اسنادى وآرشيوى، صرف حفاظت، نگهدارى وتأمين سلامت وصحت
اين گنجينه هاى گرانقدر فرهنگى مى شود.
اسناد، مدارك وساير آثار فرهنگى به جاى مانده از شهدا وايثارگران، با توجه به ساختار فيزيكى وشيميايى خود و ويژگى هاى خاص مناطق جنگى كه عموماً محل نگارش ونگهدارى اوليه اين اسناد و وصيت نامه ها بوده و همچنين نحوه مراقبت و نگهدارى آنها در نزد خانواده معظم شهدا وايثارگران از يك مجموعه خصايص وشرايط برخوردار است كه آنها را از ساير اسناد ومدارك معمول آرشيوى متمايز مى كند. همين وجوه تمايز وخاص موجب مى گردد روش هاى گردآورى وهمچنين برخورد آسيب شناسى واصلاحى با اين اسناد،  با توجه به شرايط زمان توليد ونگهدارى اوليه و ساير موارد ازيك رويه خاصى تبعيت كند. كار جمع آورى اسناد و آثار فرهنگى شهدا، هرچند دير اما براساس يك پشتوانه علمى، از سال ۱۳۷۴ با استناد به ماده سوم و پنجم قانون اساسنامه بنياد شهيد مصوب مجلس شوراى اسلامى درمورخ ۲۷ ارديبهشت سال ۷۷ شروع شده و از آغاز تاكنون شاهد رشدى چشمگير درجهات وابعاد مختلف بوده است. پس از ادغام نهادهاى ايثارگرى (جانبازان وآزادگان در بنياد شهيد) كار جمع آورى اسناد، آثار فرهنگى وخاطرات آزادگان و جانبازان نيز آغاز شده است.
جمع آورى آثار فرهنگى شهدا وايثارگران
مهمترين اطلاعاتى كه مى تواند انسان ها را با نسل هاى پيشين آشنا سازد و دانش ارزنده اى درخصوص ارزش ها، هنجارها و نحوه زندگى فردى واجتماعى مردم دريك دوره خاص اززمان وتاريخ را روايت كند، ميراث فرهنگى برجاى مانده ازآن جامعه است. آثار شهدا وايثارگران يادآور حماسه ها، فداكارى ها وسند حقانيت ومظلوميت ملتى است كه راست قامتانه ايستاد و براين راه حق، استوارماند. هرقطعه اثرمتعلق به شهيد،حاوى مفاهيمى عميق از حالات، روحيات ومناسبات رفتارى شهيد است كه مى توان براى نسل حاضر ونسل هاى بعدى گوياى هويت اسلامى مردم اين سرزمين باشد. با توجه به مسؤوليت خطير بنياد شهيد و امور ايثارگران درترويج فرهنگ ايثار وشهادت، جمع آورى وصايا و آثار شهدا و ايثارگران يكى از اساسى ترين وظايف اداره كل جمع آورى، تنظيم ونگهدارى آثار فرهنگى ايثارگران است. اين اداره كل تلاش دارد ضمن حفظ اين آثار به عنوان ميراث ارزنده فرهنگى ايثار وشهادت، زمينه هاى بهره بردارى صحيح نسل هاى آينده ازاين اسناد را فراهم آورد. يكى از دغدغه هاى اصلى مسؤولان اين بخش عدم دسترسى به دارندگان آثار بود كه با گذشت زمان، لزوم تسريع درجمع آورى كليه وصايا و آثار فرهنگى به جا مانده را ضرورى تر مى كرد. همين موضوع نيز اهميت تشكيل گنجينه هاى غنى از « ميراث فرهنگى ايثار و شهادت» را بيش از پيش آشكار مى شود. دراين بين طرح« مشعل شهادت»، طرح مادر براى جمع آورى آثار به شمار مى آيد. اين طرح در ۱۵ خرداد سال ۷۴ توسط بنياد شهيد آغاز شد.
علاوه برطرح « مشعل شهادت»، طرح هاى ديگرى نيز براى جمع آورى آثار شهدا تهيه و اجرا شده اند كه برخى از آنها عبارتند از:
ـ طرح جمع آورى آثار شهداى شاخص
طرح جمع آورى آثار موزه اى براى غنى سازى موزه ها وگنجينه هاى آثار شهدا
- طرح روايت عشق
- طرح جمع آورى آثار ديدارى و شنيدارى براى تكميل پرونده فرهنگى شهدا
- طرح راويان نور به منظور ثبت و ضبط سوژه ها و خاطرات مهم باقيمانده از شهدا به صورت تصويرى
- طرح جمع آورى آثار شهدا از سازمانها و نهادهاى دولتى و غيردولتى
- طرح جمع آورى آثار شهداى صنوف
مرمت و نگهدارى آثار فرهنگى شهداو ايثارگران
همزمان با جمع آورى اسناد و آثار شهدا و ايثارگران؛ وظيفه خطير ديگر اين حوزه، حفظ و صيانت و نگهدارى از اين اسناد است تا بتوان زمينه بهره بردارى صحيح نسل هاى آينده را فراهم و اسناد را از خطر تحريف و تخريب محفوظ داشت. آثار به صورت دوره اى به سازمان اسناد ملى ايران ارسال مى شود تا در اتاق خلأ ضدعفونى شده و در صورت نياز به مرمت، در آزمايشگاه مرمت و بازيابى مدارك و اسناد ايثارگران توسط كارشناسان آموزش ديده ، احيا شوند. سپس براى هر شهيد يا ايثارگر، يك پرونده و براى هر پرونده يك شناسنامه فرهنگى تشكيل مى شود كه اين شناسنامه فرهنگى، اطلاعات كمى پرونده را مشخص مى كند. اطلاعاتى نظير اينكه «وصيتنامه چند برگ است؟» «آيا آثار دست خط شهيد است؟ يا كپى و يا متن تايپ شده؟» «چند قطعه عكس و چه نوع عكسهايى است؟ اين عكسها داراى چه پيامى هستند؟» طى مسائل فوق و نيز تشكيل شناسنامه فرهنگى براى پرونده ها پس از فهرست نويسى محتويات آنها انجام مى گيرد. در اين طرح محتواى هر سند و پرونده كدبندى مى شود. كارتن هاى ويژه اى طراحى شده كه هر كدام به تعداد ۲۰ پرونده گنجايش دارند و توسط برچسب هايى فايل و قفسه آنان مشخص شده كه همين اطلاعات در قالب نرم افزار رايانه اى تنظيم مى شود. در حال حاضر بيش از ۶۰۰هزار برگ سند مكتوب از آثار و دست نوشته هاى شهدا و نوشته هايى در مورد شهدا، در مركز اسناد و مدارك شهداى انقلاب اسلامى نگهدارى مى شود كه مى تواند در اختيار پژوهشگران قرار گيرد.
يكى ديگر از فعاليتهاى مركز اسناد و مدارك حفظ و نگهدارى اسناد و پيشگيرى از انواع آفات و آسيبهايى است كه به انحاى مختلف اسناد را تهديد مى كنند. تقويت و تجهيز سيستم مخزن اسناد به گونه اى كه طول عمر اسناد به حداكثر ميزان ممكن ارتقا يابد.
ضدعفونى اسناد و محيط نگهدارى آن و نيز مرمت و بهينه سازى اسناد آسيب ديده از ديگر فعاليتها مى باشد. همچنين تشكيل پرونده و شناسنامه فرهنگى براى هر يك از شهدا و به ازاى هر شهيد در سه نقطه از كشور، شهرستان، استان و ستاد مركز به همراهى فهرست نويسى و نمايه سازى اسناد به منظور آگاهى از محتوا و طبقه بندى موضوعى آثار باقيمانده نيز دراين مركز انجام مى گردد.
تنظيم آثار فرهنگى شهدا و ايثارگران
طبقه بندى و كامپيوترى كردن آثار و اسناد فرهنگى جمع آورى شده به منظور سهولت دسترسى به آثار و افزايش طول عمر و ماندگارى آثار، محور فعاليت اداره تنظيم و پردازش آثار است. فعاليت هاى مهم نظير آماده سازى و پردازش آثار ، سيستم طرح مخزن ، سيستم نرم افزارى پرونده فرهنگى، فهرست نويسى پرونده هاى فرهنگى، تشكيل پرونده فرهنگى و تكميل شناسنامه فرهنگى براى هر ايثارگر از جمله اقدامات اين حوزه است.
به منظور يكپارچه سازى سيستم حفظ نگهدارى آثار و ايجاد نظم در بازيابى اسناد و آثار، براى هر ايثارگر سه پرونده در مركز، استان و شهرستان تشكيل مى گردد. پرونده تشكيل شده در مركز حاوى اصل آثار و دو نقطه ديگر رونوشت آنها است. هر پرونده حاوى يك شناسنامه فرهنگى است كه شامل اطلاعات كمى پرونده فرهنگى است. هر شناسنامه فرهنگى ۱۶ مؤلفه اطلاعاتى را دربرمى گيرد.
به منظور ثبت و ضبط اطلاعات محتوايى پرونده ها و امكان جست وجوى موضوعى در آنها، كليه پرونده ها نمايه سازى و فهرست نويسى مى شوند. اطلاعات نمايه سازى شده، پس از ورود به سيستم نرم افزارى از قابليت جست وجو در محتوا برخوردار مى شوند.
سيستم نرم افزارى پرونده فرهنگى به سفارش اداره كل و با نظارت واحد كامپيوتر و انفورماتيك بنيادشهيد و امور ايثارگران در حال طراحى است. انتظارمى رود موارد دستى اعمال شده در فهرست نويسى پرونده ها توسط اين سيستم، گزارش گيرى شود. اين سيستم مطابق با طرح جامع بنياد بوده و به عنوان بانك اطلاعات آثار فرهنگى شهدا و ايثارگران عمل خواهدكرد.
به منظور يكسان سازى فرايند تبديل آثار و اطلاعات شهدا و ايثارگران به فايل هاى رايانه اى و نيز منظور ايجاد يك بانك اطلاعات عمومى (شامل كليه آثار شهدا و ايثارگران باشكل و استاندارد عمومى و يكنواخت) سيستم طرح مخزن (دستورالعمل نحوه تبديل آثار فرهنگى به فايل هاى رايانه اى) از سال ۱۳۸۲ شروع شده است. همان گونه كه از اسم طرح پيداست اين سيستم مخزنى از اطلاعاتى خام آثار فرهنگى شهدا است كه براى بهره بردارى هاى گوناگون آماده شده است.
بى ترديد مراجعه مستقيم و مستمر به اصل آثار، موجب تخريب آنها خواهدشد. از اين رو اقداماتى براى پاسخگويى به مراجعه كنندگان بدون رجوع به اصل آثار فراهم شده است. هدف كلى اين اقدامات زنده نگه داشتن نام، ياد و خاطره ايثارگران در ترويج فرهنگ ايثار و شهادت است. اداره كل جمع آورى، نگهدارى و تنظيم آثار تلاش دارد تا با راهكارهايى نظير، سرعت درجمع آورى آثار، دقت در مستندسازى و حفظ آثار، رعايت اصل امانتدارى درجمع آورى، تنظيم و حفظ آثار.
كاهش تصدى گرى، صرفه جويى، بهبود روش هاى انجام كار و تلاش براى قانونمندكردن فعاليت هاى جارى، تمركززدايى تلاش براى توسعه و تعميق فعاليت ها در استان ها و شهرستان ها زمينه را براى رسيدن به هدف اصلى كه همان زنده نگه داشتن ياد و نام ايثارگران و ترويج فرهنگ ايثارگرى است مهيا نمايد. علاوه براين، اين اداره كل تلاش دارد تا به كمك راهكارهاى ديگرى مثل استفاده بهينه از ظرفيت هاى قانونى به منظور تمركز كليه آثار و اسناد شهدا و مرتبط با فرهنگ ايثار و شهادت در بنياد شهيد و امور ايثارگران و نيز بهره گيرى از فناورى اطلاعات و علوم نوين در برنامه ريزى ها و انجام فعاليت هاى مربوط به جمع آورى، تنظيم و حفظ آثار گام هاى بلندى براى رسيدن به اهداف خود بردارد. بدون شك نبايد جلب مشاركت و همكارى سازمان ها و نهادها و اشخاص حقيقى و حقوقى و ساير صاحبان آثار براى تحويل و تمركز آثار در بنياد شهيد و امور ايثارگران و نيز استفاده از توان و امكانات معنوى خانواده هاى معظم شاهد و ايثارگران را براى تحقق برنامه ها ازنظر دور داشت.
يكى از برنامه هاى كلان اين حوزه پيگيرى قانونمندكردن تمركزجمع آورى، حفظ و نگهدارى اسناد و آثار فرهنگى شهدا و ايثارگران در بنياد شهيد و امور ايثارگران و ايجاد زمينه جهت الزام مراكز و سازمان هاى دولتى و نيروهاى نظامى و انتظامى در تحويل اسناد و آثار مذكور به بنياد مى باشد.
مشكلات و تهديدات برنامه جمع آورى و تنظيم آثار
بى شك پراكندگى و گستردگى آثار شهدا و آثار مرتبط با فرهنگ ايثار و شهادت و نيز مقاومت صاحبان آثار براى تحويل آثار به بنياد شهيد و امور ايثارگران (كه ناشى از بى اعتمادى خانواده هاى معظم شاهد و عدم تمايل به تحويل آثار است) از مشكلات اصلى برنامه  جمع آورى و تنظيم آثار است.
ورود غيرعلمى و غيركارشناسى واحدهاى مختلف به امر جمع آورى و حفظ آثار و نيز ازدست رفتن صاحبان اصلى اثر (مانند والدين شهيد و لزوم تسريع در فرآيند جمع آورى آثار) سبب ازبين رفتن آثارى شده است كه درخارج از مراكز اسنادى استاندارد نگهدارى مى شود.
بهتر است دارندگان آثار فرهنگى ايثارگران و شهدا آثار را تحويل بنيادشهيد و امور ايثارگران بدهند و مطمئن باشند با جان و دل و البته با تمسك به آخرين دستاوردهاى علمى اين آثار حفظ و با رعايت اصل امانتدارى به آيندگان انتقال خواهديافت. چرا كه كار موازى بعضى از نهادها و حتى اشخاص حقيقى در حيطه وظايف بنيادشهيد و امور ايثارگران درخصوص جمع آورى آثار بويژه حفظ و نگهدارى آنها موجب بروز مشكلاتى شده است.