مينو ضابطيان
چه بخواهيم و چه نخواهيم درعصر اينترنت زندگى مى كنيم واگر نتوانيم باكار و دامنه استفاده آن آشنايى پيدا كنيم مثل بيسوادى خواهيم بود كه تلاش براى خواندن و پاسخ دادن به نامه اى را داشته باشد.
يكى از موارد رايج استفاده از اينترنت براى ارسال نامه الكترونيك يا mail e-است. اگر بدانيم كه بيش از ۲۶۳ ميليون صندوق پست الكترونيك در سرتاسر دنيا وجود دارد و آمار سال ۱۹۹۸ نشان داده كه بيش از ۳‎/۴ تريليون پيام الكترونيك در آن سال فرستاده شده است و در كشورى مثل آمريكا روزانه ۹‎/۴ ميليون پيام الكترونيك ارسال مى شود و ۸۴ درصد از اشخاصى كه از اينترنت استفاده مى كنند با mail e- هم سر وكار دارند به اهميت آشنايى با آن بيشتر پى خواهيد برد. به همين منظور بهتر است با چند اصل ساده اما ضرورى دراين ارتباط آشنا شويم:
نوشتن يك نامه الكترونيك خوب:
به خاطر داشته باشيد آنچه ما به دوستان خود mail مى كنيم، استاندارد خاصى ندارد (درست مانند ساير موارد ارتباطى چون نامه نگارى، تلفن و...) اما در ارتباطات رسمى و حرفه اى يك email خوب داراى خصوصيات زير است:
۱ - به بخش و خط موضوع (Subject) 
توجه داشته باشيد و عنوانى را كه به اين منظور مشخص و تعيين مى كنيد بايد معنى و مفهوم معينى داشته باشد. يك موضوع مناسب و جلب كننده چشم و توجه دريافت كننده مى تواند به او كمك كند تا در زمينه باز كردن ، يا حذف آن پيش از خواندن اقدام كند. فراموش نكنيد در بسيارى از موارد پيام شما تنها پيام ارسالى به صندوق پست گيرنده نيست و ممكن است او فرصت و حوصله لازم براى باز كردن تمام mail ها را نداشته باشد.
شايد سؤال كنيد قرار دادن چه عنوانى در Subject مى تواند براى رسيدن به اين منظور ما را كمك كند.
آيا براى مثال ذكر عنوان:«Important! Read immediately!!» مناسب است؟!
فراموش نكنيد موضوعى كه نزد شما مهم است ممكن است براى خواننده چندان اهميتى نداشته باشد و با نوعى رفتار غيرمؤدبانه در واقع او را وادار به خواندن مطلب خود كرده باشيد. پس سعى كنيد عنوانى را انتخاب كنيد كه حداقل اطلاع مختصرى در ارتباط با هسته اصلى نامه داشته باشد.
اما اينكه به موضوع اصلى در بخش Subject چگونه پرداخته شود هم خود اصل مهمى است. براى نمونه اگر قصد ملاقات با كسى را داريم ذكر اين كلمه در موضوع نامه نيز چندان جالب نخواهد بود. چرا كه شايد اين امر و درخواست ، امرى معمول و عادى باشد. بنابراين بهتر است در زمينه آن اشاره بيشترى شود زيرا بدون باز شدن اين نامه هم خواننده قادر به آشنايى با موضوع اصلى نيست. «ملاقاتى كه صورت گرفته - خواهد گرفت و....؟!)
البته جملات كامل تر هم مى بايست با دقت بيشتر انتخاب شود. براى نمونه به Subject زير توجه كنيد:
Subject:Do we need a larger room for meeting next Friday? 
با خواندن اين مطلب ذهن خواننده سريعاً به دنبال فكر در مورد فضا و room مى رود تا اينكه به فكر بيفتد آيا اين mail ارزش باز كردن دارد يا خير؟!
۲ - پيام خود را خوانا و متمركز ارسال كنيد
اغلب خوانندگان بخشى ازيك پيام طولانى را مى خوانند و به محض اينكه به موضوعى برخوردكردند دكمه Reply را فشار مى دهند و در واقع فراموش مى كنند به خواندن خود ادامه دهند(اين طبيعت خوانندگان email در سرتاسر دنياست!). پس اگر نامه اى كه ارسال مى كنيد شامل موضوعات متعدد با ارتباط كم با يكديگر است براى پرهيز از خطر پاسخگويى خواننده تنها به بخش اول آن، بهتر است موارد مورد بحث واشاره خود را شماره گذارى كنيد تامطمئن شويد تمام آنها خوانده مى شود. و مى توانيد با يك مقدمه به تعداد موضوعات اشاره داشته باشيد.
و براى خوانا بودن نامه سعى كنيد: الف - به نوع نوشتار، استفاده مناسب از حروف كوچك و بزرگ و املاى كلمات دقت داشته باشيد. خصوصاً وقتى انتظار داريد خواننده براى شما كارى انجام دهد. نوشتن يك نامه به شكل. «Thx 4 ur help 2day ur gr8» ممكن است براى لحظه اى لبخند بر چهره خواننده ايجاد كنند اما شيرينى آن چندان طولانى نخواهد بود!!
ب - بين پاراگراف ها فاصله بگذاريد.
ج - براى ايجاد اختلاف در كلمات و جملات تنها وابسته به حروف بزرگ يا تو پر نباشيد و در برخى مواقع جهت تأكيد بيشتر از ستاره استفاده كنيد.
د - تمام نامه را با حروف بزرگ تايپ نكنيد. اين كار نيز حس خوبى به خواننده نمى دهد.
۳ - از فرستادن ضميمه يا Attachment خوددارى كنيد
اطلاعات خود را در قسمت اصلى نامه هر موقع كه امكان دارد قرار دهيد. چرا كه attachment ها - به جهت دربر داشتن «ويروس هاى» در حال افزايش بسيار خطرناك هستند.
- براى download شدن بسيار وقتگير هستند.
- بر روى رايانه دريافت كننده نامه فضا اشغال مى كنند.
- و در برخى مواقع به خوبى باز و نمايش داده نمى شوند.
۴ - هويت خود را به وضوح مشخص كنيد
استفاده از نام، حرفه و ساير موارد اطلاعاتى مهم در جملات اول براى كسى كه شما را نمى شناسد مهم است.
*اگر در ارتباط رودررو با شخصى بدانيد كه او پيش زمينه ذهنى از شما دارد جرأت بيشترى براى ادامه ارتباط خواهيد داشت.
۵ - مهربان و مؤدب بنويسيد و كلامتان حالت تهاجمى نداشته باشد
اگر درحالت عصبانيت يا استراحت براى ادامه كار سختى هستيد، اجازه دهيد به آرامش لازم برسيد و سپس دكمه Send را براى ارسال پيام نوشته شده فشار دهيد. به عواقب فرستادن يك نامه عجولانه و غيرمحترمانه فكر كنيد. بعد از فشاردادن اين دكمه و ارسال آن قادر به تغيير نيستيد. در ارتباطات عادى و رودررو بسيارى از عوامل همچون ارتباطات غيركلامى مؤثر هستند اما در اين جا فقط كلمات نقش اصلى را بازى مى كنند.
اگر قصد داريد از كسى انتقاد كنيد يا شكايتى نسبت به او داريد حضوراً يا تلفنى اين كار را انجام دهيد و از اين موضوع ثبت دائم به عمل نياوريد.
۶ - املاى كلمات و استفاده از آنها را كنترل كنيد
در صورتى كه شخص ديگرى نامه شما را ارسال مى كند (به درخواست و از جانب شخص شما) به پيام خود پيش از ارسال با دقت بيشترى توجه كنيد. پس قبل از فشار دادن دكمه Send با دقت به مطلب مورد نظر خود توجه كنيد و بدانيد كه ممكن است گيرنده اين نامه ازلحاظ مدارج علمى فرد محترم و قابل توجهى باشد.
۷ - وارد محدوده هاى خصوصى و محرمانه نشويد
دنياى email چندان امن نيست و هر لحظه ممكن است يك hacker كنجكاو براى شما مزاحمت ايجاد كند.
ادامه اين مطلب را در روزهاى بعد بخوانيد

«مديريت با عشق» عنوان كتابى است از نوان المهينى كه مريم حيدرى آن را ترجمه كرده و به وسيله انتشارات رسش در اهواز منتشر كرده است. همان طور كه از نام كتاب بر مى آيد، نويسنده به انواع مديريت همراه با عشق و جنبه هاى مختلف آن پرداخته است. در ستون از عشق گفتن اين هفته، تكه اى از متن را برايتان انتخاب كرده ايم با عنوان «به اجرا در آوردن اصل عشق در پاداش و كيفر»:
* * * 
برخى مى پندارند كه مديريت با عشق يعنى ناتوانى از مواجهه با شرايط گوناگون به صورت هاى مختلف مانند پاداش و تشويق يكى از افراد مجموعه به صورت مخفيانه تا مسؤول اداره به خاطر پاداش ندادن به همه افراد مورد بازخواست قرار نگيرد، يا اينكه به خاطر رعايت حال كارمند در برابر رفتار منفى يا عملكرد ناقص او سهل انگارى و تسامح نمود يا فرصت هاى پى در پى به او داد تا جايى كه اين فرصت ها جزئى از حق او به شمار آيند. در رابطه با چگونگى برخورد با مشكلات درون سازمان طبق مديريت با عشق، لازم است نكات مهمى توضيح داده شوند:
مديريت با عشق به معناى جذب ديگران و داشتن برخوردى مادرانه يا پدرانه در برقرارى روابط با آنهاست، كدام يك از ما مادرش او را به خاطر آموختن خود او تنبيه نكرده است يا اين كه بدون زير پاگذاشتن اصول عشق و محبت و روابط انسانى، از جانب پدر خود مورد بازخواست قرار نگرفته است؟
ما در صدد تقويت كار و تشويق آن هستيم. پس لازم است اين اصل را با واقع بينى به اجرا در آوريم. سيستم پيشنهادى پاداش در مديريت با عشق به معناى تشويق و پيش بردن كار به وسيله قدردانى از تلاش ها و تقويت آنها و مورد تشويق قرار دادن تلاش ها به دو شكل مادى و معنوى است؛ تشويق مادى از راه پاداش مادى بسيار حساب شده و سنجيده، دعوت ويژه براى گذراندن وقتى خارج از كار بارئيس اداره و تقديم هديه اى حساب شده و متناسب با كار انجام گرفته.
تشويق معنوى از طريق نوشتن تقدير نامه و انتشار آن از طريق پست الكترونيك در مؤسسه و بيان كار انجام گرفته و قدردانى از آن درگردهمايى هاى چرخشى.

اين دو عكس در كنار هم تلخى عجيبى دارند. عكس سمت چپ دخترى را در جشن روز كودك در ناتينگ هيل انگليس نشان مى دهد، اما بعيد مى دانم كودكى كه در عكس سمت راست به دور بين خيره شده، بداند اصلاً چنين روزى هم در تقويم وجود دارد. كودك انگليسى لباس يك پروانه را به تن كرده و بالماسكه مى رقصد، اما كودك آفريقايى يك تورى روى سرش گذاشته و با دو شاخك آويزان خودش را شبيه پشه كرده است. قضيه از اين هم تلخ تر است. دختر در فستيوال خيابانى به خوشگذرانى مشغول است، اما پسرك با اين كار فقط مى خواهد بيمارى مالاريا را به مردم كشورش هشدار دهد و از آنها بخواهد بيشتر مواظب باشند.
بيمارى مالاريا در كنار ايدز هر سال سه ميليون آفريقايى را مى كشد و بسيارى از كودكان را يتيم مى كند.