حسن فرامرزى

زمان مثل كبوترى چابك روى عقربه ها مى نشيند و بلند مى شود.
زمان گرد افشانى نمى كند، تكثير نمى شود. زمان زاد و ولد نمى كند. زمان يك لحظه است كه مى آيد و مى گذرد. زمان هر لحظه ما را كوتاه مى كند و فرصت هايمان را مى سوزاند و ماحرمان  زده به گذشته مان نگاه مى كنيم. آيا مى توان بر زمان، مديريت كرد؟ اين سؤالى است كه با دكتر قاسم انصارى رنانى استاد دانشگاه علامه طباطبايى و دانش آموخته «مديريت رفتار سازمانى» در ميان گذاشته ايم. از تأليفات دكتر انصارى رنانى مى توان به «تجارت در دوره قاجاريه»، «چگونه رئيس دفتر خوبى باشيم» و از ترجمه هايشان به «از الف تا ى مديريت» اشاره كرد. وى در حال حاضر بيشتر به استفاده از بازى هاى مديريتى در تفهيم مسائل مديريت و مبحث  بهره ورى توجه دارد.
*  وقتى به مسأله مديريت زمانى مى پردازيم، مى بينيم در متون مقدس دينى  و سخنان بزرگان شريعت و فرهنگ، اشارات متعددى به اين موضوع شده است. شما اين موضوع را چگونه تحليل مى كنيد؟
 مى دانيد كه در قرآن كريم بارها خداوند به زمان و اجزاى مختلف آن قسم ياد كرده است: «والعصر، و الليل اذايسر». طبيعى است خداوند به چيزهايى قسم مى خورد كه ارزش و اهميت فوق العاده اى دارند. اين نشان مى دهد كه زمان به لحاظ اعتقادى براى ما چه جايگاه ممتازى دارد. حافظ مى گويد: «قدر وقت  ار نشناسى دل و كارى نكنى، بس خجالت كه از اين حاصل اوقات برى»
در ايران باستان، اسطوره در رابطه با زمان وجود دارد: «اكرنه» و «زروان». «اكرنه» اسطوره زمان بى كرانه است و «زروان» اسطوره زمان لايتناهى. مى دانيد كه آن زمان بهترين و مقدس ترين ها را به عنوان اسطوره مطرح مى كردند، پس ترديدى نيست كه زمان يك سرمايه و ذخيره است.
شما در توصيه بزرگان هم مى بينيد كه تأكيد روى استفاده از تجارب پيران است، چرا؟ به خاطر ذخيره كردن زمان، چون ما زمان محدودى در اختيار داريم. بهره  ورى در زمان به اين مفهوم است كه از آنچه كه از برون داد يا ستانده ها مى گيريم و به درون داد يا داده ها مى دهيم، استفاده بيشترى داشته باشيم.
* بحث مديريت زمان از كى بيشتر به عنوان دغدغه مطرح مى شود؟
ببينيد، زمان از ديرباز مورد توجه انسان بوده است. در دوره شكار كه انسان تنها زندگى مى كرد، بيشترين تلاش براى بقاى جسمانى بود، بعد به دوره قبيله اى مى رسيم كه مسأله بقا كمرنگ تر شده، در كنار آن تأمين نيازهاى اوليه مطرح مى شود. با شكل گيرى جامعه شهرنشينى اين دو نياز در كنار «نياز به آموزش» مسأله استفاده بهينه از زمان را بيشتر به رخ مى كشد.
در جامعه امروز و در متن عصر اطلاعات، بيشترين زمان ما مصروف «درك طبيعت» (نه لزوماً شناخت كه درك و تصرف در آن)، «آموزش هاى تخصصى» (سير آموزش هاى تخصصى امروز آنقدر شتاب گرفته كه اگر شما يك هفته در موضوع تخصصى تان مطالعه نكنيد، كلى از موضوع ها عقب مى افتيد) و «سير درون» مى شود.
به طور خلاصه، بايد بگويم از ابتدايى ترين دوره هاى انسانى به مسأله زمان توجه شده، اما اين توجه هرچقدر كه به جلو آمده ايم، ريزتر و جزئى تر نمود داشته است.
* مديريت زمان صرفاً كاركرد تحول سازى براى سازمان ها و نهادهاى اقتصادى است يا به حوزه هاى فردى هم تعلق دارد؟
من از اعتقادات دينى مان مثال مى زنم كه ما در مفاهيم دينى چيزى به اسم «بازنشستگى» نداريم. انسان از زمانى كه حس مى كند مى تواند اراده اش را به كار گيرد، تا زمانى كه خداوند اين اراده را از او سلب مى كند، بايد در حال استفاده بهينه از امكانات خود باشد كه يكى از مهم ترين اين امكانات، «زمان» است.
فيلسوف بزرگ ما مرحوم علامه طباطبايى هنگام فوت هنوز ميز كارشان برقرار بود. مديريت زمان براى فرد، خانواده، سازمان، جامعه و هر ملتى كه به دنبال پويايى باشد، شاه كليد اصلى است. البته فرهنگ هاى مختلف در اين زمينه بحث دارند و شاخص هاى مختلفى را در نظر مى گيرند، اما ساختار مفهوم يكى است.
معيار در فرهنگ ما «رضايت» است و از بالاترين آن كه رضايت خداوند است، آغاز مى شود و به مراتب بعدى مى رسد. مثلاً در يك واحد اقتصادى و عملياتى، بالاترين نوع رضايت، رضايت مشترى است.
اما نخستين مرحله در استفاده از مديريت زمان، «خودارزيابى» است. نخستين فرايند خودارزيابى، سؤال درباره تقسيم بندى زمانمان است. زمان ما چگونه مى گذرد؟ ما خيلى وقت ها با دو گروه برخورد مى كنيم كه از زمان شاكى اند، گروهى كه مدام وقت كم مى آورد و گروهى كه زمان روى دستش مانده و نمى داند با زمان چه كار بايد كند.
دومين نكته، شناسايى «نقاط اتلاف» است. پس بايد عوامل اتلاف را به دست آوريم. سومين گام پذيرش اين واقعيت مسلم است كه ما به طور قطع رفتارى داريم كه در آن اتلاف وقت وجود دارد. چگونه بايد آن را تغيير دهيم كه البته به آن «تغيير رفتار و عادت» مى گويند و به طور خلاصه شامل: «شناخت وضع موجود»، «شناخت ضايع كننده ها ى زمان» و «تغيير نقاط اتلاف» است. از ديدگاه مديريت زمان عرض مى كنم كه هركسى به اندازه خودش بايد از وقتش خوب استفاده كند. بخشى از اين مسأله به «شناخت توانمنديها» برمى گردد و در قدم بعدى صرف كردن زمان و انرژى خود روى توانمندى ها. اگر پيكره و بدنه جامعه اى به چنين رويكردى روى بياورد، قطعاً اين جامعه موفق خواهد بود؛ اما اگر هركسى منتظر اين باشد كه ديگرى كار كند و او بهره مند شود اين جامعه عنصر مهم «مسئوليت» را كنار زده، از طرفى يكى از پرارزش ترين مسئوليت ها، «مسئوليت در برابر زمان» است.
*اين يك حقيقت است كه در اين دو سه دهه با ورود رسانه ها و ابزارهاى اطلاعاتى جديد از جمله ماهواره، اينترنت و ... تكه هاى بزرگى از زمان انسان معاصر با اين رسانه ها كنده مى شود. درصورتى كه دو سه دهه پيش با اين تعدد و گستردگى روبه رو نبوديم و انگار بيشتر مى توانستيم زمان را از آن خودمان كنيم. رويكرد ما درباره اين مسأله چگونه بايد باشد؟
در اين شكى نيست كه ما بايد قطعاً با تغييرات جهانى آشنا باشيم، يا از آن در كار و تخصصمان استفاده كنيم يا حداقل بدانيم در دنيا چه مى گذرد. اما اين كه چقدر از وقتمان را صرف اين رسانه ها كنيم، به بحث مديريت شخصى زمان برمى گردد. اين ديگر در حوزه علايق شخصى و تخصصى يك فرد است كه تشخيص مى دهد چه ميزان از زمان خود را به كدام ابزار اطلاع رسانى اختصاص دهد. البته ما هرچه جلوتر مى رويم، مديريت كردن روى زمان بسيار سخت تر مى شود به عبارتى، هرچه انسان بيشتر جلو مى رود، بايد با هوشمندى دوچندانى به مسأله زمان نگاه كند. مسأله ديگر اين است كه زندگى انسان ها با هم متفاوت است و شيوه هاى مختلف زندگى و جهان بينى، شيوه هاى متفاوت برخورد با زمان را مشخص مى كند.
*جايى راجع به «قانون پارتو» مى خواندم كه ۸۰ درصد نتيجه موردنظر ما از ۲۰ درصد تلاش هايى است كه انجام مى دهيم، اين نسبت برايم جالب بود.
بله، از قانون «پارتو» در مديريت استفاده مى كنيم. ما به دليل محدود بودن زنان چاره اى جز برخورد دورانديشانه با آن نداريم. من با اين شعار كه «هر كارى براى يك بار انجام دادن و هر كتاب براى يك بار خواندن مى ارزد» مخالفم. قانون پارتو مى گويد: شما ابتدا كارهايتان را اولويت بندى و اهميت آنها را دسته بندى كنيد. بعد مى آيد و به اين نتيجه مى رسد كه اگر ما فعاليت هايمان را طبقه بندى كنيم، مى بينيم حدود ۲۰درصد از كارهاى ما، ۸۰درصد اهميت دارند، پس اگر به همين ۲۰درصد فعاليت هايمان بپردازيم، ۸۰درصد اهميت را به دست آورده ايم. مديريت زمان حكم مى كند كه كارهاى پيش پا افتاده و كم ارزش را انجام ندهيم. البته ما در مورد قانون «پارتو» تحليل اعتقادى نيز داريم. مثلاً پيامبر اسلام با اين كه رسالت عظيمى را به دوش مى كشد، گاهى با بچه ها همنشين مى شوند يا امام على(ع) گاهى نان به تنور مى چسباند و شخصاً به خانواده هاى بى بضاعت كمك مى كند. اين رفتارها به دليل «نقش الگويى» و تأثير گذارى شان در جامعه بسيار با اهميت است. از طرفى، نكته اى كه بايد در اين قضيه به آن توجه كنيم اين است كه «ما نبايد كارها را صرفاً به دليل كيفيت ظاهرى طبقه بندى كنيم» بايد ببينيم چه اثراتى در جامعه دارد.
* در حال حاضر، در دنيا از چه تكنيك هايى براى مديريت زمان استفاده مى كنند؟
بايد عرض كنم تكنيك هاى استفاده از زمان و ساز و كارهايى در دنيا روز به روز دقيق تر و ملموس تر مى شود. مثلاً تكنيكى وجود دارد به نام «استخوان ماهى». در اين تكنيك، براى حل مسأله اى كه يك فرد يا يك سازمان با آن روبرو است، آن را به عنوان «سر ماهى» و «باله هاى ماهى» را به عنوان «عوامل تأثيرگذار روى مسأله» در نظر مى گيرند. باز عواملى بر هر كدام از باله ها تأثير گذار است.
به اين ترتيب، مسأله به وضوح مى رسد و بعد به باله ها مى پردازند و روى باله ها جزئى تر مى شوند تا اين كه مسأله حل شود.
ببينيد بايد خانواده ها بدانند كدام يك از فعاليت هايشان از اهميت بيشترى برخوردار است. مثلاً براى يك پدر، گوش فرادادن به مسائل و مشكلات فرزند اهميت بسيار بالايى دارد. ممكن است پدر اين زمان را صرف سودآورى اقتصادى كند، اما اين امكان نيز وجود دارد كه در مقابل، فرزندش را نيز از دست دهد.
البته همانطور كه اشاره كردم اين كه چه چيزى براى ما اهميت دارد براى افراد متفاوت است و قانون لايتغيرى در اين زمينه نداريم.
* مديريت زمان را چقدر در زندگى شخصى تان وارد كرده ايد؟
شايد يكى از اين موارد انجام دادن توأمان دو يا چند كار در يك زمان واحد باشد. من خيلى وقت ها حتى وقتى مى خواهم بخوابم با خودم شروع مى كنم به صحبت كردن كه برنامه فرداى من چيست. خودم را آماده مى كنم كه در خواب ذهنم روى اين موضوع كار كند، بسيارى از مواقع برايم اين اتفاق افتاده كه وقتى صبح از خواب بلند مى شوم، مى بينم خيلى از اطلاعات تجزيه و تحليل شده است،  بنابراين ما از زمان استراحت عضلانى مان كه مغزمان هنوز فعال است، مى توانيم بخوبى استفاده كنيم.
به دليل اين كه بسيار به مسأله «بهره ورى» به عنوان عامل مهم پيشرفت جامعه اعتقاد دارم، زمان هاى آزادم را روى اين موضوع مى گذارم. حتى زمانى كه براى مشاوره مورد نياز هستم امتناع نمى كنم چون نه تنها انرژى من از بين نمى رود بلكه هميشه احساس مى كنم خداوند انرژى مضاعفى به من مى دهد. فكر مى كنم اين از مصاديق قرض الحسنه است. يكى از مصاديق قرض الحسنه اين است كه اگر امكان مالى نداريم، انديشه مان را به ديگران ببخشيم.
* تمركزتان در سازمان ملى بهره ورى روى چه موضوعى بوده است؟
كارگاهى تدارك ديده ايم با عنوان «بهره ورى و مديريت زمان» براى مديران سازمان ها و ... آموزش داده ايم كه چگونه از زمان بهره بردارى مناسبى انجام دهند تا به بهره ورى سازمانى، زندگى و... برسند.
* تجربيات عملى مديران موفق جامعه ما كه بخشى از آن نيز قطعاً به مسأله زمان بر مى گردد، بيشتر مواقع شفاهى مى ماند و مكتوب نمى شود.
ما در سازمان ملى بهره ورى، كتابى چاپ كرديم با نام «تجربه هاى موفق»  و در آن تجارب موفق مديران كشور را آورديم.
بنده هر كجا كه بازديد مى رفتم،  در صورتى كه با نكات مثبت مديريتى مواجه مى شدم، تدوين مى كردم و با عنوان تجربيات موفق به شركت هاى ديگر مى دادم. ما اصلاً سازمان واحدى ايجاد كرديم به نام «ثبت و ضبط تجربيات موفق» كه به ما كمك كرد تعداد زيادى از تجارب ارزشمند مديريتى را مكتوب كنيم.
فعاليت ديگرى كه انجام داده ام و به نظرم در انتقال مفاهيم مديريتى در كوتاهترين زمان بسيار كاركرد مثبتى داشته، استفاده از «بازى هاى مديريتى» است.
* منظورتان از بازى هاى مديريتى چيست؟
من حدود ۲۵۰ بازى مديريتى را جمع آورى كرده ام و دارم كتابى مى نويسم با عنوان «بازى هاى مديريتى در ۵ دقيقه». اين بازى ها بيشتر از ۵ دقيقه طول نمى كشد، اما مفاهيمى را انتقال مى دهد كه شما گاهى حتى با نيم ساعت توضيح دادن نمى توانيد آن را تبيين كنيد. ضمن اين كه سطوح انتقال مفهوم فقط معطوف به دانش نيست، بلكه فهميدن و به كار بستن است.
* منشأ اين بازى ها كجاست؟
بخشى از اين بازى ها ايرانى و بخشى غيرايرانى است كه در مسافرت هايم به كشورهاى ديگر آنها را جمع آورى كرده ام. مثلاً يكى از بازى ها اين است كه شما سعى مى كنيد اين پيچ را باز كنيد، اما پيچ باز نمى شود. بلافاصله در برابر سه جواب قرار مى گيريد: «پيچ اصلاً باز نمى شود»، «پيچ باز مى شود، ولى من نمى توانم» و «پيچ باز مى شود اين هم راه حلش». من خيلى ساده با همين پيچ و مهره بازى مديريتى را شروع مى كنم. شما وقتى مى خواهيد اين پيچ را باز كنيد يا پيچ را مى گيريد يا مهره را، از چپ مى چرخانيد يا از راست، اما هر كارى مى كنيد باز نمى شود. در حالى كه پيچ هاى معمولى براحتى باز مى شود، پس تغييرى در اين پيچ اتفاق افتاده است.
ببينيد، زمانى كه در شرايط اجتماعى يا سازمانى تغييرى ايجاد مى شود، امكان دارد ديگر رفتارهاى عادتى جواب ندهد؛ پس رفتارهايمان را بايد متناسب با شرايط جديد تغيير دهيم و هماهنگ كنيم. شما به جاى بالاى پيچ بايد پايين آن را مى گرفتيد و براحتى باز مى كرديد. چرا؟ براى اين كه اين پيچ در واقع دو تكه است، اما شما نمى ديديد. بيشترين تغييرات اجتماعى نيز اين گونه است و چون شما آن تغييرات درونى را نمى بينيد، مى خواهيد با اتكا به همان شيوه هاى مرسوم با آن برخورد كنيد. اين بازى همان طور كه ديديد كمتر از ۵ دقيقه بود، اما مفهوم بزرگى را القا مى كرد.