احمد جلالى فراهانى

اين بار هم جواب نه بود. يك «نه» ديگر، كنار «نه»اى ديگر. گيج و سرگشته از پله هاى كهنه و فرسوده ساختمان پير دولتى پائين آمد. ۶ ماه تمام است كه اين پله ها را بالا مى رود و پائين مى آيد. حالا ديگر تمام در ها و ترك هايشان را مى شناسد. مى داند در كدام پاگرد، كدام پله لبه اش پريده. تمام پنجره هاى اين ساختمان پير و فرتوت را مى شناسد. با خودش زمزمه كرد : «اين بار چرا نه؟» او كه تمامى مراحل را طى كرده بود. او كه تمامى مداركش كامل بود. ايراد كار كجا بود كه نمى توانست از پس اين ديوانسالارى فرسوده هزار ساله برآيد؟ كجاى كار مى لنگيد؟ او نمى دانست كه علت اين همه تأخير در انجام و اجراى كارى كه ۶ ماه تمام است وقتش را صرف آن مى كند، نه كمبود بودجه، نه ناكارآمدى سازمان مربوطه كه كم كارى كاركنان بخشى است كه كارش به پست آنها خورده. او نمى دانست كه نبود تعصب كارى و هميت اخلاقى تنها علت به تعويق افتادن كارى است كه ظرف چند ساعت مى شود انجامش داد. نه! او نمى دانست كه بر اساس اعلام جامعه جهانى، زمان مفيد كار پرسنل ادارى در ايران فقط ۲۲ دقيقه است. و از بخت بد او كار او تنها به اين علت به تأخير افتاده كه مشمول زمان كارى مفيد كارمند بخش مورد نظرش نمى شود. البته همان كارمند غير متعصب هم نمى دانست با اين تنبلى و بى توجهى عمدى يا غير عمدى اش چه ضرر جبران ناپذيرى به آبرو و اعتبار سازمانى مى زند كه در آن مشغول كار است.
* ما و ديگران
يك كارشناس مديريت و برنامه ريزى به خبرگزارى مهر مى گويد كه بررسى جامعه جهانى كار نشان مى دهد زمان كار مفيد كارمندان در دستگاه هاى دولتى فقط ۲۲ دقيقه است. دكتر اسماعيل محمدى در ادامه افزوده: در حالى بر اساس اعلام جامعه جهانى كار، در ايران زمان كار مفيد پرسنل فقط ۲۲ دقيقه است كه در آلمان اين ميزان ۷ ساعت و ۲۰ دقيقه و در ژاپن در حدود ۸ ساعت است. او مى گويد: «اغلب كارمندان دستگاه هاى مختلف كشور تعصب كارى ندارند و بيشتر ساعت كارى آنان غير مفيد است و اين در حالى است كه نظارت خاصى نيز بر مدت زمان كار مفيد افراد در اداره ها و دستگاه ها اعمال نمى شود.»
محمدى معتقد است كه اغلب كاركنان در كشور ما در مشاغلى فعاليت مى كنند كه مورد علاقه و انتخاب آنان نيست و به اجبار و فقط به منظور كسب درآمد و گذران زندگى مشغول به كار شده اند. لذا، اين امر باعث شده تا ميل و رغبت چندانى براى تلاش در كار نداشته باشند. اين استاد دانشگاه تهران، تشويق نشدن و همچنين نبود نظارت بر نحوه فعاليت كارمندان را يكى از عوامل كاهش زمان كار مفيد در ادارات و دستگاه ها عنوان مى كند و مى گويد: «در كشور ما توجه چندانى به جلب رضايت كارمندان نمى شود و همين امر موجب مى شود تا كارمند نيز تمايلى براى جلب رضايتمندى ارباب رجوع نداشته باشد.»
او تأمين مادى كاركنان را تضمينى در جهت كاهش تخلفات در دستگاه ها و سازمان هاى دولتى مى داند و مى افزايد: «به طور حتم جلب رضايت كاركنان و رفع مشكلات مادى آنان در كاهش تخلفات بخصوص رشوه در سازمان ها بسيار تأثير گذار است و دولت بايد از اين طريق سعى در كاهش تخلفات و بالا رفتن كارايى كارمندان داشته باشد.»
اين همه در شرايطى اتفاق مى افتد كه بسيارى از ارباب رجوع سازمانهاى مختلف بشدت از ديوانسالارى موجود در ادارات و ارگان ها شكايت دارند و گله مى كنند. محمد يكى از اين ارباب رجوع است. او كه گرفتار يك اشتباه تايپى در پرونده اش شده هامى گويد: «با وجود آنكه رئيس بخش مربوطه دستور رسيدگى به مشكل من را داده است اما كارمند قسمت مربوطه بى توجه به دستور مؤكد مدير بخش از رسيدگى به مشكل من سر باز مى زند.»
*اختاپوس ديوانسالارى
مشكل اصلى كجاست؟ چرا در سازمان ها و ارگانهاى قديمى و پر سابقه كه از تشكيلات كلانى هم برخوردارند انجام امور روزمره مردم و ارباب رجوع با كندى پيش مى رود؟ آيا تمام ضعف ها و كمبود ها فقط به نيروى انسانى سازمان ها محدود مى شود؟
بسيارى از كارشناسان و متخصصين علم مديريت معتقدند كه كند بودن زمان رسيدگى به امور ارباب رجوع و پائين بودن زمان كار مفيد در ادارات دولتى و غير دولتى و اثربخش نبودن كار كاركنان اين سازمان ها معلول علتى است كه آن را در علم مديريت، بروكراسى يا ديوانسالارى ادارى مى نامند. از نظر آنها وجود ديوانسالارى فرتوت و ناكارآمدى كه چون اختاپوس ساليان سال است كه در زواياى پيدا و پنهان امور ادارى سازمان ها و ارگان ها تنيده شده است باعث كاهش كارايى كاركنان و عدم پيشرفت كار مراجعين بر اساس زمان استاندارد و از پيش تعيين شده مى گردد.
علماى علم مديريت ديوانسالارى را در تعريف «حكومت مبتنى بر كاغذ بازى ادارى» دانسته اند. با اين همه نخستين نويسنده اى كه رسماً به توضيح فلسفه بروكراسى پرداخت ماكس وبر بود. او در كتاب خود مى گويد كه رتبه بندى افراد در يك ساختار ادارى يا حكومت بر اساس ارزشهاى فردى و تخصص و ميزان مسئوليت پذيرى بر چنين رويكردى بر اساس سفارش معرف ارجح و كارسازتر است.
او اشاره مى كند كه جدال هميشگى بين بروكرات ها و منتصبان به رأى مردم هيچگاه پايان نمى گيرد زيرا منتخبان مى كوشند مطالبات رأى دهندگان را برآورده سازند و بروكرات ها همواره از اين روند جلوگيرى مى كنند. محققان گفته اند كه بين شعار ها و انگيزه هاى بروكراتهاى رده بالا خواهان زندگى آرام همراه با پايبندى مقلدانه به قانون هستند حال آنكه در مورد دوم، ابزار ها به خودى خود تبديل به اهداف مى شوند.
دكتر محمد حسين اديب از استادان دانشگاه تهران در تعريف ديوانسالارى مى گويد: «انسان سازمانهاى خود را بر مبناى شناختش از فناورى حاكم بر جامعه مى سازد. بر اين مبنا مديران مؤسسات در دوران مدرن، سازمانهاى خود را همانند ماشينى مى بينند كه از بخشهاى گوناگون ولى به هم پيوسته تشكيل شده و هر بخش، نقش دقيق و از پيش تعيين شده اى را در مجموعه توليد بازى مى كند.
لذا ساختارهاى تشكيلاتى و مديريتى بر مبناى نيازمندى اين بخش ها و چگونگى هماهنگ كردن آنها در توليد كالاهاى نهايى طراحى مى گردد و در نهايت سازمانهاى توليدى به بروكراسى ها و ساختارهاى فناورى كلانى بدل مى شوند و مدل تشكيلات «بروكراتيك» پاراديم سازماندهى در عصر صنعت مى گردد. اما متأسفانه اين نگرش منطقى و روند طبيعى در طى عمر حدود يكصد ساله صنعت در كشورمان طى نشده است و بروكراسى كه در تعاريف كلاسيك امرى مثبت و نشانه عقلانيت مدرن و يكى از ابزار نظم بخشيدن و مشخص كردن وظايف افراد بوده در كشورمان به ديوانسالارى، آن هم ديوانسالارى ناكارآمد تبديل گرديده است.»
اين نقص و ضعف اساسى به عنوان يكى از مهمترين موانع توسعه چنان اهميت داشته است كه كمتر قانون، برنامه و سند توسعه اى را مى توان در طول ده ها سال در كشورمان يافت كه در قالب مواد و بندهايى به اين موضوع نپرداخته باشد. اوج اين توجه را بايد در برنامه سوم توسعه دانست كه در فصل هاى مختلف بخش اول آن راهكارهاى خروج از دايره ديوانسالارى پير و فرسوده، طرح و تبيين و بر اجرايى شدن آنها تأكيد شده است . اما على رغم اين تأكيدات قانونى، در حوزه عمل و اجرا، توفيق چندانى حاصل نگرديده است. چنانكه برابر اعلام چندى پيش معاون سازمان مديريت و برنامه ريزى نه تنها از درصد تصدى گرى دولت - چنانكه در طى برنامه سوم توسعه مقرر بوده است - در زمان اجراى برنامه سوم توسعه كاسته نشده بلكه ۵‎/۲ درصد نيز به آن اضافه شده است. با اين همه دولت نهم تلاشهاى فراوانى را براى كاهش تصدى گرى دولت به كار بسته كه توزيع سهام عدالت از مهمترين اين اقدام ها است.
در اين باره كارشناسان علم مديريت معتقدند كه اصلاح نظام ادارى و حذف و ادغام مديريت هاى موازى با تأكيد بر تمركز زدايى و كاهش تصدى دولت با حفظ حضور كارآمد در قلمرو امور حاكميتى مى تواند نقش تعيين كننده اى در كاهش ناكارآمدى سيستم ادارى سازمانهاى بزرگ و كلان سازمان ها داشته باشد.
انجام اين تحولات ساختارى شايد بيش از هر بخش ديگرى همان طورى كه در ابتداى مطالب ذكر شد در بخش دولتى و حكومتى كشور ضرورى باشد. چرا كه يكى از مفاهيم بنيادين دنياى صنعتى امروز تقسيم كار و سازماندهى دقيق است. به نحوى كه كل اجزا همسو و هم جهت با هم و با كمترين اتلاف وقت و انرژى بيشترين بهره را توليد نمايند. اين امر يعنى افزايش بهره ورى سازمانها.
* ضرورتى به نام بهره ورى
سازمان بين المللى كار بهره ورى را چنين تعريف كرده است: «بهره ورى عبارتست از نسبت ستاده به يكى از عوامل توليد يعنى زمين، سرمايه، نيروى كار و مديريت. در اين تعريف «مديريت» بطور ويژه يكى از عوامل توليد در نظر گرفته شده است. نسبت توليد به هر كدام از اين عوامل معيارى براى سنجش بهره ورى محسوب مى شود.»
در اطلاعيه تشكيل مركز بهره ورى ژاپن در سال ۱۹۵۵ در ارتباط از بهبود بهره ورى چنين بيان شده است :
«حداكثر استفاده از منابع فيزيكى، نيروى انسانى و ساير عوامل به روشهاى علمى بطورى كه بهبود بهره ورى به كاهش هزينه توليد، گسترش بازارها، افزايش اشتغال و بالا رفتن سطح زندگى همه آحاد ملت، منجر شود.»
از ديد كارشناسان امور مديريتى بويژه مديريت ادارى و صنعتى بهره ورى يك اولويت و انتخاب ملى است كه منجر به افزايش رفاه اجتماعى و كاهش فقر مى گردد. افزايش بهره ورى در كشور باعث افزايش اشتغال، همكارى بين نيروى كار و مديريت و توزيع عادلانه و برابر ثمره هاى بهبود بهره ورى در ميان مديريت، نيروى كار و مصرف كنندگان مى گردد.
بهره ورى در تعريف علمى آن عبارت است از كاهش شگفت انگيز هزينه هاى توليد از طريق افزايش سريع كارآيى و كار آفرينى كاركنان. جالب است بدانيم تعداد پرسنل وزارتخانه هاى ژاپن به عنوان يك كشور موج سومى (به استثناى بخش آموزش) ۲۰۰ هزار تن و مجموعه پرسنل وزارتخانه هاى ايران (به استتثناى بخش آموزش) حدود يك ميليون و ۳۰۰ هزار تن است. با توجه به اين كه جمعيت ايران نصف ژاپن است، اگر نظام ادارى ايران بخواهد موج سومى شود تعداد پرسنل دولتى آن بايد به يك سيزدهم يعنى حدود ۱۰۰ هزار تن كاهش يابد. به نظر مى رسد عامل اصلى كاهش بهره ورى در ايران نه كمبود تعصب كاركنان ادارات دولتى و غير دولتى به كارشان بلكه وجود همان ديوانسالارى پنهانى است كه جلوى هر گونه تغيير انقلابى و ضرورى را مى گيرد و همواره فرصت گره گشايى از مشكلات دست و پاگير ادارى و بروكراتيك را از مديران جوان و جوياى نامى كه داراى خلاقيت گسترده هستند، دريغ مى دارد.
در تاريخ صد سال گذشته ايران بر خلاف انتظار به ميان آمدن قانون وتشكيل دولت مشروطه درساختار اداره امورديوانى باعث تحولاتى بنيادين در امر ديوانى در ايران نشد و با آنكه انتظار مى رفت ساختار ديوانسالارى كهن كه تا آن زمان رواج داشت و فاقد توانايى توسعه منسجم ومنطقى بود، با ظهور قانون دچار تغيير وتحرك ديوانسالارى شخصى و غير منطقى كهن به سمت ديوانسالارى عقل مدار به نام بروكراسى درايران نشد و اين مشكل ريشه اى گرچه در سالهاى ابتدايى انقلاب به حاشيه رانده شد اما مجدداً با روى كار آمدن تكنوكراتهاى عملگرا مجال شكوفايى پيدا كرد و اينك همچون گذشته خويش تلاش مى كند تا در مقابل اقدام هاى انقلابى مديران تازه نفس سازمان ها موقعيت خود را حفظ نمايد. در اين باره قدرت الله ايمانى، عضو كميسيون اصل نود مى گويد: «مشكل ادارات كشور كاهش يا افزايش تعطيلات نيست. ادارات از بروكراسى و ديوانسالارى رنج مى برند كه بايد با ايجاد فرهنگ كار، وجدان كارى و انضباط ادارى آنها را افزايش داد و انضباط نيازمند انقلاب ادارى است.» گرچه او همچون بسيارى از كارشناسان معتقد است كه يكى از اساسى ترين راهكارهاى كاهش ديوانسالارى در ايران و افزايش كار مفيد كاركنان زمانى ممكن است كه حقوق و مزاياى كاركنان افزايش يابد و به وضع معيشت آنها رسيدگى و انگيزه كار براى آنها ايجاد شود.